1. The page is not available in english
    English homepage

Kontrollmetode: Slik gjennomfører vi revisjoner

Revisjon er en metode for å undersøke om systemer, standarder eller regelverk etterleves.

I kontrollforordningen art. 3 nr. 30 defineres revisjon som

"en systematisk og uavhengig undersøkelse for å fastslå om virksomhet og tilknyttede resultater av slik virksomhet er i samsvar med planlagte tiltak, og om disse tiltakene er gjennomført på en effektiv måte og er egnet til å nå målene".

Revisjon er en vanlig kontrollmetode i mange bransjer. I vårt arbeid med offentlig kontroll brukes revisjon for å undersøke om regelverket etterleves. Metodikken er imidlertid den samme som for andre typer revisjon.

Den eller de personene som gjennomfører en revisjon på vegne av Mattilsynet, kalles revisor. Den som leder revisjonen er revisjonsleder, og har gjerne med seg en eller flere medrevisorer. 

Mattilsynets revisjonsleder skal ha gjennomført revisjonskurs. Revisorene skal ha tilstrekkelig fagkunnskap på det fagområdet som skal revideres.

Revisjonen kan gjennomføres på stedet, altså fysisk i virksomheten, eller digitalt. Større revisjoner kan strekke seg over flere dager, for eksempel ved at sluttmøtet tas på en annen dag.

Regelverk

Forskrift om offentlig kontroll på matområdet

Artikkel 3
Definisjoner

I denne forordning menes med
  1. 1.
    «næringsmiddelregelverk» næringsmiddelregelverket som definert i artikkel 3 nr. 1 i forordning (EF) nr. 178/2002,
  2. 2.
    «fôrvareregelverk» de lovene og forskriftene som gjelder fôr generelt og fôrtrygghet spesielt, på unionsplan eller nasjonalt plan i alle ledd i produksjon, foredling og distribusjon eller bruk av fôr,
  3. 3.
    «vedkommende myndigheter»
    1. a.
      de sentrale myndighetene i en medlemsstat som har ansvar for å organisere offentlig kontroll og all annen offentlig virksomhet i samsvar med denne forordning eller med reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2,
    2. b.
      enhver annen myndighet som er gitt dette ansvaret,
    3. c.
      når det er hensiktsmessig, tilsvarende myndigheter i en tredjestat,
  4. 4.
    «kontrollmyndighet for økologisk produksjon» en offentlig forvaltningsorganisasjon for økologisk produksjon og merking av økologiske produkter i en medlemsstat, som vedkommende myndigheter har overdratt hele eller deler av sin kompetanse til i forbindelse med gjennomføringen av forordning (EF) nr. 834/200748, herunder eventuelt en tilsvarende myndighet i en tredjestat eller en tilsvarende myndighet som driver virksomhet i en tredjestat,
  5. 5.
    «organ med delegerte oppgaver» en atskilt juridisk person som vedkommende myndigheter har delegert visse offentlige kontrolloppgaver eller visse oppgaver knyttet til annen offentlig virksomhet til,
  6. 6.
    «prosedyrer for verifisering av kontroll» de ordningene som innføres og de tiltakene som treffes av vedkommende myndigheter for å sikre at offentlig kontroll og annen offentlig virksomhet er ensartet og effektiv,
  7. 7.
    «kontrollordning» en ordning som omfatter vedkommende myndigheter og de ressursene, strukturene, systemene og framgangsmåtene som er innført i en medlemsstat for å sikre at offentlig kontroll gjennomføres i samsvar med denne forordning og med reglene nevnt i artikkel 18–27,
  8. 8.
    «kontrollplan» en beskrivelse utarbeidet av vedkommende myndigheter med opplysninger om oppbygningen og organiseringen av den offentlige kontrollordningen og om hvordan ordningen fungerer, samt en detaljert plan for den offentlige kontrollen som i et gitt tidsrom skal gjennomføres på hvert av områdene som omfattes av reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2,
  9. 9.
    «dyr» dyr som definert i artikkel 4 nr. 1 i forordning (EU) 2016/429,
  10. 10.
    «dyresykdom» sykdom som definert i artikkel 4 nr. 16 i forordning (EU) 2016/429,
  11. 11.
    «varer» alt som omfattes av én eller flere av reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2, unntatt dyr,
  12. 12.
    «næringsmidler» næringsmidler som definert i artikkel 2 i forordning (EF) nr. 178/2002,
  14. 14.
    «animalske biprodukter» animalske biprodukter som definert i artikkel 3 nr. 1 i forordning (EF) nr. 1069/2009,
  15. 15.
    «avledede produkter» avledede produkter som definert i artikkel 3 nr. 2 i forordning (EF) nr. 1069/2009,
  16. 16.
    «planter» planter som definert i artikkel 2 nr. 1 i forordning (EU) 2016/2031,
  17. 17.
    «planteskadegjører» skadegjører som definert i artikkel 1 nr. 1 i forordning (EU) 2016/2031,
  18. 18.
    «plantevernmidler» plantevernmidler som nevnt i artikkel 2 nr. 1 i forordning (EF) nr. 1107/2009,
  19. 19.
    «produkter av animalsk opprinnelse» produkter av animalsk opprinnelse som definert i nr. 8.1 i vedlegg I til europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 853/200449,
  20. 20.
    «formeringsmateriale» formeringsmateriale som definert i artikkel 4 nr. 28 i forordning (EU) 2016/429,
  21. 21.
    «planteprodukter» planteprodukter som definert i artikkel 2 nr. 2 i forordning (EU) 2016/2031,
  22. 22.
    «andre gjenstander» andre gjenstander som definert i artikkel 2 nr. 5 i forordning (EU) 2016/2031,
  23. 23.
    «fare» enhver agens eller tilstand som kan ha en skadevirkning på menneskers eller dyrs helse, på plantehelsen, dyrevelferden eller miljøet,
  24. 24.
    «risiko» en funksjon av sannsynligheten for en skadevirkning på menneskers eller dyrs helse, på plantehelsen, dyrevelferden eller miljøet og alvorlighetsgraden av denne virkningen som følge av en fare,
  25. 25.
    «offentlig attestering» framgangsmåten som vedkommende myndigheter bruker til å bekrefte at ett eller flere av kravene fastsatt i reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2 er overholdt,
  26. 26.
    «sertifikatutsteder»
    1. a.
      enhver tjenestemann hos vedkommende myndigheter som har fått fullmakt fra disse myndighetene til å underskrive offisielle sertifikater, eller
    2. b.
      enhver annen fysisk person som vedkommende myndigheter har gitt fullmakt til å underskrive offisielle sertifikater i samsvar med reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2,
  27. 27.
    «offisielt sertifikat» et papirdokument eller et elektronisk dokument som er underskrevet av sertifikatutstederen, og som bekrefter at ett eller flere av kravene fastsatt i reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2 er oppfylt,
  28. 28.
    «offisiell attestasjon» enhver etikett, ethvert merke eller enhver annen form for attestasjon som er utstedt av driftsansvarlige under vedkommende myndigheters tilsyn, gjennom særskilt offentlig kontroll, eller av de vedkommende myndighetene selv, og som bekrefter at ett eller flere av kravene fastsatt i denne forordning eller i reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2 er oppfylt,
  29. 29.
    «driftsansvarlig» enhver fysisk eller juridisk person som omfattes av én eller flere av forpliktelsene fastsatt i reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2,
  30. 30.
    «revisjon» en systematisk og uavhengig undersøkelse for å fastslå om virksomhet og tilknyttede resultater av slik virksomhet er i samsvar med planlagte tiltak, og om disse tiltakene er gjennomført på en effektiv måte og er egnet til å nå målene,
  31. 31.
    «rangering» en klassifisering av driftsansvarlige på grunnlag av en vurdering av hvordan de oppfyller rangeringskriteriene,
  32. 32.
    «offentlig veterinær» en veterinær som gjennom ansettelse eller på annen måte er utpekt av en vedkommende myndighet, og som er tilstrekkelig kvalifisert til å gjennomføre offentlig kontroll og annen offentlig virksomhet i samsvar med denne forordning og de relevante reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2,
  33. 33.
    «offentlig plantehelsekontrollør» en fysisk person som gjennom ansettelse eller på annen måte er utpekt av en vedkommende myndighet, og som har fått egnet opplæring til å gjennomføre offentlig kontroll og annen offentlig virksomhet i samsvar med denne forordning og de relevante reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2 bokstav g),
  34. 34.
    «spesifisert risikomateriale» spesifisert risikomateriale som definert i artikkel 3 nr. 1 bokstav g) i forordning (EF) nr. 999/2001,
  35. 35.
    «lang reise» en lang reise som definert i artikkel 2 bokstav m) i forordning (EF) nr. 1/2005,
  36. 36.
    «utstyr for spredning av pesticider» utstyr for spredning av pesticider som definert i artikkel 3 nr. 4 i direktiv 2009/128/EF,
  37. 37.
    «forsendelse» et antall dyr eller en mengde varer som omfattes av samme offisielle sertifikat, offisielle attestasjon eller et annet dokument, som fraktes med samme transportmiddel og kommer fra samme territorium eller tredjestat og, med unntak av varer underlagt reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2 bokstav g), er av samme type, klasse eller betegnelse,
  38. 38.
    «grensekontrollstasjon» et sted med tilhørende anlegg som en medlemsstat har utpekt til å gjennomføre den offentlige kontrollen fastsatt i artikkel 47 nr. 1,
  39. 39.
    «utførselssted» en grensekontrollstasjon eller et annet sted som en medlemsstat har utpekt og der dyr som faller inn under virkeområdet for forordning (EF) nr. 1/2005, forlater Unionens tollområde,
  40. 40.
    «som innføres til Unionen» eller «innførsel til Unionen» enhver handling som innebærer at dyr og varer innføres til ett av de territoriene som er oppført i vedlegg I til denne forordning, fra steder utenfor disse territoriene, unntatt i forbindelse med reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2 bokstav g) der nevnte uttrykk betyr å bringe varer inn på «Unionens territorium» som definert i artikkel 1 nr. 3 i forordning (EU) 2016/2031,
  41. 41.
    «dokumentkontroll» en undersøkelse av de offisielle sertifikatene, de offisielle attestasjonene og andre dokumenter, herunder dokumenter av handelsmessig art, som skal ledsage forsendelsen i henhold til reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2, artikkel 56 nr. 1 eller gjennomføringsrettsakter vedtatt i samsvar med artikkel 77 nr. 3, artikkel 126 nr. 3, artikkel 128 nr. 1 og artikkel 129 nr. 1,
  42. 42.
    «identitetskontroll» en visuell kontroll for å verifisere at innholdet i og merkingen av en forsendelse, herunder merker på dyr, forseglinger og transportmidler, tilsvarer opplysningene i offisielle sertifikater, offisielle attestasjoner og andre dokumenter som ledsager forsendelsen,
  43. 43.
    «fysisk kontroll» en kontroll av dyr eller varer og, alt etter hva som er relevant, kontroll av emballasje, transportmiddel, merking og temperatur, prøvetaking med sikte på analyse, undersøkelse eller diagnostisering og all annen kontroll som er nødvendig for å verifisere overholdelsen av reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2,
  44. 44.
    «transitt» forflytning fra en tredjestat til en annen tredjestat under tollmyndighetenes tilsyn gjennom ett av territoriene oppført på listen i vedlegg I, eller fra ett av territoriene oppført på listen i vedlegg I til et annet territorium oppført i vedlegg I etter passering gjennom territoriet til en tredjestat, unntatt i forbindelse med reglene nevnt i artikkel 1 nr. 2 bokstav g), der det menes ett av følgende:
    1. a.
      forflytning fra en tredjestat til en annen tredjestat som definert i artikkel 1 nr. 3 første ledd i forordning (EU) 2016/2031, under tollmyndighetenes tilsyn gjennom «Unionens territorium» som definert i artikkel 1 nr. 3 i nevnte forordning, eller
    2. b.
      forflytning fra «Unionens territorium» til en annen del av «Unionens territorium» som definert i artikkel 1 nr. 3 annet ledd i forordning (EU) 2016/2031, gjennom en tredjestats territorium som definert i artikkel 1 nr. 3 første ledd i nevnte forordning,
  45. 45.
    «tollmyndighetenes tilsyn» tollmyndighetenes tilsyn som definert i artikkel 5 nr. 27 i europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 952/201350,
  46. 46.
    «tollmyndighetenes kontroll» tollmyndighetenes kontroll som definert i artikkel 5 nr. 3 i forordning (EU) nr. 952/2013,
  47. 47.
    «holde tilbake» framgangsmåten som vedkommende myndigheter bruker for å sikre at dyr og varer som omfattes av offentlig kontroll, ikke flyttes eller endres ulovlig før det er truffet en beslutning om deres bestemmelsessted; den omfatter lagring hos driftsansvarlige i samsvar med instrukser fra og under tilsyn av vedkommende myndigheter,
  48. 48.
    «loggbok» dokumentet omhandlet i nr. 1–5 i vedlegg II til forordning (EF) nr. 1/2005,
  49. 49.
    «offentlig kontrolltekniker» en representant for vedkommende myndigheter som har fått opplæring i samsvar med kravene fastsatt i artikkel 18, og som er ansatt for å utføre visse offentlige kontrolloppgaver eller visse oppgaver knyttet til annen offentlig virksomhet,
  50. 50.
    «kjøtt og spiselig slakteavfall» med henblikk på artikkel 49 nr. 2 bokstav a) i denne forordning, produktene oppført i underkapittel 0201–0208 i kapittel 2 i avsnitt I i del II i vedlegg I til rådsforordning (EØF) nr. 2658/8751,
  51. 51.
    «stempelmerke» et merke som påføres etter at den offentlige kontrollen nevnt i artikkel 18 nr. 2 bokstav a) og c) er gjennomført, og som bekrefter at kjøttet er egnet til konsum.
48 Rådsforordning (EF) nr. 834/2007 av 28. juni 2007 om økologisk produksjon og merking av økologiske produkter og om oppheving av forordning (EØF) nr. 2092/91 (EUT L 189 av 20.7.2007, s. 1).
49 Europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 853/2004 av 29. april 2004 om fastsettelse av særlige hygieneregler for næringsmidler av animalsk opprinnelse (EUT L 139 av 30.4.2004, s. 55).
50 Europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 952/2013 av 9. oktober 2013 om fastsettelse av Unionens tollkodeks (EUT L 269 av 10.10.2013, s. 1).
51 Rådsforordning (EØF) nr. 2658/87 av 23. juli 1987 om toll- og statistikknomenklaturen og om den felles tolltariff (EFT L 256 av 7.9.1987, s. 1).
Se hele forskriften (lovdata.no)

Kilde: Lovdata.no

Planlegging av revisjonen

En god revisjon krevere planlegging fra begge parter.

Mattilsynets årsplaner gir føringer for hvilke type virksomheter som skal revideres, omfang av revisjonen og aktuelle sjekkpunkter. Med omfang mener vi for eksempel fysisk lokalitet eller virksomhet, hvilket produkt, prosess eller aktivitet vi vil se på og eventuelle fokusområder. Vi vil alltid revidere opp mot krav i regelverket.

Revisjonen skal planlegges i god tid, og vi vil kontakte deg for å finne et passende tidspunkt for gjennomføringen. Dette er viktig fordi begge parter skal ha tid til å forberede seg, og sikrer at viktige nøkkelpersoner er til stede under revisjonen. Vi vil informere deg om omfanget av revisjonen, og hvilke dokumenter vi ønsker å se på i forkant. Dette kan for eksempel være rutiner, registreringer eller annen dokumentasjon. Det er også viktig å avklare praktiske forhold under gjennomføringen av revisjonen, for eksempel krav om verneutstyr, særlige rutiner for besøkende og så videre.

Vi vil bekrefte skriftlig til deg

  • dato og sted for revisjonen
  • omfang av revisjonen, inkludert fokusområder
  • hvem som skal være til stede fra Mattilsynet og virksomheten
  • regelverk som vi reviderer opp imot (revisjonskriterier)
  • hvilken dokumentasjon vi ønsker å se på i forkant, og eventuelt hvordan denne skal sendes inn. Vi vil for eksempel informere om hvordan sikker overføring av dokumenter kan skje.
  • revisjonsplan med agenda for dagen (se neste kapittel om gjennomføring for hvilke trinn som er aktuelle i agendaen).

I forkant av revisjonen går vi gjennom dokumentene fra deg for å forberede oss, og finner ut hva vi vil undersøke nærmere under selve revisjonen. Vi forbereder intervjuer og befaring.

Gjennomføring av revisjonen

Revisjonen inneholder flere trinn, hvor vi samler inn og verifiserer opplysninger.

Under revisjonen vil vi samle inn og verifisere faktaopplysninger som beskrevet i kapittelet Vi utreder sakens fakta. Dette gjør vi som ellers ved å se på dokumenter og registreringer, befaring av lokaler eller intervjuer.

Revisjonene må tilpasses omfang og tema, men vil normalt inneholde trinnene som nevnes under. Disse vil også være beskrevet i brevet du mottar i forkant av revisjonen.

  • Åpningsmøte - Møtet starter med presentasjon av deltakerne. Vi informerer om mål og omfang for revisjonen, taushetsplikt og informasjon om rettigheter. Vi vil bekrefte dagsplanen/agendaen og gjøre eventuelle justeringer ut ifra praktiske hensyn.
  • Dokumentgjennomgang - Vi går gjennom dokumenter der det er aktuelt og stiller spørsmål til disse.
  • Intervjuer - Vi snakker med aktuelle personer i bedriften, for eksempel kvalitetsleder eller andre.
  • Befaring i lokalene - Vi ser på lokalene sammen og snakker med operatører eller annet personale.
  • Revisorene sammenfatter sine funn
  • Sluttmøtet - Vi oppsummerer revisjonen og presenterer kontrollresultatet i form av eventuelle funn. Vi forteller om videre saksgang.

Dokumentasjon av revisjonen

Vi vil alltid sende deg en skriftlig oppsummering av kontrollresultatet. Kontrollresultatet vil inneholde en oversikt over eventuelle regelverksbrudd som er blitt avdekket i revisjonen.

Oppfølging av revisjoner og offentliggjøring av revisjonsrapporter

Vi vil alltid følge opp resultatene av revisjonen. 

En revisjon kan følges opp på flere måter. Mattilsynet vil alltid be om en tilbakemelding på kontrollresultatet. I tilbakemeldingen vil virksomheten få  anledning til å gi utrykk for sitt syn på kontrollresultatet, samt oppfølgingen av eventuelle avvik.

Ved offentliggjøring av kontrollresultatet vil vi alltid ta hensyn til taushetsplikten og merknader fra virksomheten.

Hvis det er relevant, vil vi følge opp revisjonen med formelle reaksjoner, se kapittelet Vi følger alltid opp reaksjonene vi beslutter.

Regelverk
Forskrift om offentlig kontroll på matområdet
Artikkel 8
Vedkommende myndigheters taushetsplikt
1. Med forbehold for nr. 3 skal de vedkommende myndighetene sikre at opplysninger som de innhenter når de utfører oppgavene sine i forbindelse med offentlig kontroll og annen offentlig virksomhet, ikke offentliggjøres for tredjeparter når opplysningene er av en slik art at de omfattes av taushetsplikt i henhold til nasjonal rett eller Unionens regelverk.
For dette formålet skal medlemsstatene sikre at det fastsettes en hensiktsmessig taushetsplikt for personale og andre personer som arbeider med offentlig kontroll og annen offentlig virksomhet.
2. Nr. 1 gjelder også for kontrollmyndigheter for økologisk produksjon, organer med delegerte oppgaver og fysiske personer som har fått delegert visse offentlige kontrolloppgaver, samt for offentlige laboratorier.
3. Med mindre offentliggjøring av opplysninger som omfattes av taushetsplikten nevnt i nr. 1, kan begrunnes med tvingende allmenne hensyn, og uten at det berører tilfeller der Unionens regelverk eller nasjonal rett krever offentliggjøring, skal slike opplysninger omfatte opplysninger hvis offentliggjøring ville undergrave
  1. a.
    formålet med inspeksjoner, undersøkelser eller revisjoner,
  2. b.
    vernet av forretningsinteressene til en driftsansvarlig eller en annen fysisk eller juridisk person, eller
  3. c.
    vernet av rettergang og juridisk rådgivning.
4. Når de vedkommende myndighetene skal avgjøre om offentliggjøring av opplysninger som omfattes av taushetsplikten nevnt i nr. 1, kan begrunnes med tvingende allmenne hensyn, skal de ta hensyn til blant annet mulige risikoer for menneskers eller dyrs helse, for plantehelsen eller for miljøet, samt arten, omfanget og graden av slike risikoer.
5. Taushetsplikten fastsatt i denne artikkel skal ikke hindre de vedkommende myndighetene i å offentliggjøre eller på annen måte gjøre tilgjengelig for offentligheten opplysninger om resultatene av offentlig kontroll av enkeltstående driftsansvarlige, forutsatt at, og uten at dette berører tilfeller der Unionens regelverk eller nasjonal rett krever offentliggjøring, følgende vilkår er oppfylt:
  1. a.
    Den berørte driftsansvarlige gis mulighet til å uttale seg om de opplysningene som den vedkommende myndigheten har til hensikt å offentliggjøre eller på annen måte gjøre tilgjengelig for offentligheten, før de blir offentliggjort eller frigitt, samtidig som det tas hensyn til hvor mye saken haster.
  2. b.
    Opplysningene som offentliggjøres eller på annen måte gjøres tilgjengelig for offentligheten, tar hensyn til eventuelle merknader fra den berørte driftsansvarlige eller offentliggjøres eller frigis sammen med slike merknader.
Se hele forskriften (lovdata.no)

Kilde: Lovdata.no