4. Styring og kontroll

Generell vurdering av styring og kontroll i Mattilsynet

Vi vurderer samlet sett måloppnåelsen som god. Vi har imidlertid fortsatt behov for å videreutvikle oss innen intern styring, overordnet risikostyring, kvalitetsarbeid og internkontroll. Dette er noe vi jobber med som ledd i forbedringsarbeidet vårt.

Mål- og resultatstyring 

Rent praktisk innebærer mål- og resultatstyring å sette mål for hva vi ønsker å oppnå, innhente og vurdere styringsinformasjon ut fra målene, og bruke denne informasjonen til læring, styring og kontroll. Vi ser behov for å videreutvikle målstyringen og styringsinformasjonen for å kunne følge opp prioriterte eller kritiske oppgaver og vurdere om tiltakene vi iverksetter har effekten vi ønsker. 

Det er gjennom våre brukere at vi bidrar til måloppnåelse. Vår hovedoppgave som tilsyn er å sikre at virksomheter og innbyggere (brukerne) etterlever regelverket vi forvalter, noe som bidrar til å sikre trygg mat, trygt drikkevann, god dyrevelferd og god fiskehelse. 

Resultater fra tilsyn og annen offentlig aktivitet, sammen med annen tilgjengelig kunnskap, gir oss et bilde av hvor skoen trykker hos de ulike brukerne. Når vi har oversikt over og en felles forståelse for regelverksutfordringene brukerne står overfor, kan vi sette oss felles «brukermål» og definere tiltak som fører til bedre regelverksetterlevelse på områdene som er identifisert som kritiske eller som det er knyttet stor risiko til. Målene kan handle om å øke effektivitet, tilgjengelighet, brukervennlighet, pålitelighet og tilfredshet.

For å synliggjøre at vår innsats har effekt, må vi kunne følge opp omforente tiltak vi igangsetter overfor virksomheter og innbyggere og vurdere fremgang. Det kan vi gjøre ved å utvikle målrettede indikatorer, enten bare for å følge med og sikre at vi gjør de riktige tingene, eller for å styre etter. Rapportering på måloppnåelse skal være relatert til effekter og resultater vi styrer mot. 

Våre egne fagmiljøer skal i størst mulig grad ha handlingsrom i oppgaveløsningen for å bevege brukerne i riktig retning i form av bedre regelverksetterlevelse – og dermed nå brukermålene. Dette må skje i dialog med aktørene vi ønsker å påvirke. 

Det er gjort et betydelig arbeid med risikovurdering av den offentlige kontrollen gjennom en ny planprosess. Tilstandsvurderinger og identifisering av de største regelverksutfordringene hos brukerne våre har vært utgangspunktet for å planlegge den offentlige kontrollen i et treårsperspektiv. 

På høsten etablerte vi et produktteam innen virksomhetsstyring. Produktteamet skal videreutvikle Mattilsynets systemer for økonomi- og virksomhetsstyring, sikre ledere enkel tilgang til styringsinformasjon på digitale flater og effektivisere arbeidsprosesser. På slutten av året gjorde produktteamet endringer i Mattilsynets økonomimodell som fikk virkning fra 1. januar 2024. 
Med denne endringen oppnår vi bedre data om økonomi og ressurser og enklere timeregistrering for våre ansatte. Vi fikk også fjernet teknologisk gjeld gjennom en styrt avvikling av Exie, et system som er brukt i enkelte styringsprosesser, men som var utdatert. Det er også igangsatt et arbeid med å videreutvikle kvalitetssystemet i Mattilsynet. Dette er et langsiktig arbeid for å lettere tilgjengeliggjøre styrende dokumenter i virksomheten.

Både videreutvikling av kvalitetssystemet og systemer for økonomi- og virksomhetsstyring, som komplementerer hverandre, skal sikre mer enhetlig oppgaveløsning i Mattilsynet.

Videreutvikling av styringen

Vi er i gang med en rekke større utviklingsinitiativ og forbedringsprosesser som skal videreføres fremover. Vi arbeider kontinuerlig med å forbedre og optimalisere vår tilgang til og deling av informasjon. Mer samarbeid med andre etater er nødvendig for å løse samfunnsoppdraget mer effektivt og brukerrettet.

Bedre styringsinformasjon

En av satsingene er å utvikle og øke kunnskapsgrunnlaget for å tilgjengeliggjøre målrettet styringsinformasjon. Det er fortsatt nødvendig med mye manuelt arbeid, men oppbygging av en egen database, automatisering av datainnsamling, og søkelys på bedre datakvalitet gjennom mer enhetlig registrering skal bidra til mer pålitelig kunnskap vi kan bygge våre beslutninger på. Vi har kommet et stykke på vei med å fremskaffe et faktagrunnlag på det administrative området. Fremover trenger vi mer spesifikk informasjon og bedre datakvalitet om vår egen produksjon og om produkter og tjenester vi utvikler. Dette er et tidkrevende arbeid som forutsetter vesentlig utvikling og investering både i verktøyene vi bruker for å fange data og verktøy og rutiner for å sammenstille og analysere data. Det er viktig å forstå om disse faktisk bidrar til bedre regelverksetterlevelse.

Økt samfunnssikkerhet og beredskap

Med raske og til dels dramatiske endringer i verden, er vi nødt til å øke vår evne til å forstå og være forberedt for å ivareta i samfunnssikkerhet og beredskap innen vårt samfunnsoppdrag. Vi har startet arbeidet med å etablere en funksjon med særskilt ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap, der oppgaver, bemanning og organisasjonstilhørighet gjennomgås på nytt og tilpasses dagens risikobilde og ulike farescenarier. Mattilsynet har lang erfaring med å håndtere hendelser, men endringene i verden gjør det nødvendig å være forberedt også på flere sammensatte og alvorlige hendelser samtidig. Nye typer hendelser, for eksempel innen cyber sikkerhet, gjør at arbeidet med beredskap må håndteres på nye måter. Det er nødvendig å prioritere mer ressurser til dette området framover. Det fører imidlertid til at Mattilsynet må nedprioritere andre viktige oppgaver.

Økt effektivitet og produktivitet 

For å møte en hverdag hvor risikobildet i omgivelsene våre er blitt mer komplisert og uforutsigbart, må vi legge til rette for større smidighet i bruk av våre samlede ressurser. Det vil gjelde arbeidsmetoder, og også måten vi organiserer arbeidet vårt på. 

Vi ser et potensiale for bedre ressursplanlegging, som ny planprosess for vårt operative tilsyn er et eksempel på. I forbindelse med forenkling av administrativ støtte og fellestjenester vil vi utvikle ulike prosessverktøy for å redusere manuelt arbeid og sikre bedre kvalitet. Vi skal også gjøre en innsats for å redusere klager på innsynshenvendelser, som har krevd svært mye ressurser det siste året. 

Endret organisering for bedre oppgaveløsning

I løpet av 2023 har vi sett behov for å vurdere en annen organisering som møter utfordringene i akvakulturnæringen bedre. Etter et analysearbeid og innspill fra ansatte og tillitsvalgte har vi besluttet å opprette en egen tilsynsdivisjon som arbeider kun med akvakultur. I 2024 vil vi vurdere hvordan en fagorganisering av øvrige regionale oppgaver kan bidra til at vi løser samfunnsoppdraget vårt på en best mulig måte, i et risikobilde som er i endring.

Økt forvaltningskompetanse 

Kontinuerlig forbedring er en del av vår arbeidsmetodikk. Vi vektlegger å øke forvaltningskompetansen gjennom systematisk opplæring på alle nivåer. Større grad av digitalisering av manuelle arbeidsoppgaver bidrar til mer enhetlig oppgaveløsning. Innebygde automatiske kontroller forebygger feil og mangler i for eksempel rapportering.