Internkontroll
Når du lager mat til andre, er det viktig at ingen blir syke av maten. Derfor må du ha gode rutiner og kontroll med hvordan maten lages.
Innhold på denne siden
Hensikten med internkontroll er at
- alle som jobber i bedriften vet hva de skal gjøre
- det er lettere å oppdage og håndtere feil tidlig
- det er lettere å lære opp nyansatte
- du blir sikrere på at maten du lager er trygg å spise
Internkontrollen krever tydelig ledelse og gjør det lett synlig for egne medarbeidere og omgivelsene hvordan ansvar og arbeidsoppgaver organiseres og utføres for å oppfylle lovbestemte krav.
Internkontroll kan bety at du enkelte ganger også bør gjøre kontroller og registreringer for å være sikker på at viktige funksjoner blir som avtalt.
Se også denne videoen om hvordan komme i gang med internkontroll.
Hvordan kan du dokumentere internkontroll?
Internkontrollen kan dokumenteres i mange former. Det kan være en perm, en notatbok eller en app. Du bestemmer selv hvilken form som passer best for dere. Det viktigste er at den er kjent og brukes daglig.
Internkontrollen må tilpasses din bedrift og oppdateres når det er nødvendig. Det kan være bedre at dere lager en enkel og tilpasset internkontroll selv enn at dere kjøper et stort ferdiglaget system som ikke passer og som blir stående i hylla.
Lage selv eller få hjelp fra andre?
Du kan få andre til å lage internkontrollen for deg. Hvis du trenger hjelp fra fagfolk, har komplisert produksjon eller ikke har kapasitet til å lage internkontroll selv kan det være en god løsning. Men du bør være aktivt med i arbeidet for å et system som passer for deg. Noen firmaer tilbyr også kurs i opplæring av ansatte i internkontrollen.
Slik starter du med internkontroll
- Lag en oversikt over arbeidsoppgavene som blir utført.
- Finn ut om arbeidsoppgavene er forbundet med et minimumskrav i regelverket.
- Følg også opp andre prosesser og funksjoner hvor du ønsker at arbeidet skal være ensartet, slik at du lager trygg mat.
Dette skal være med i en internkontroll
En internkontroll skal inkludere punktene nedenfor.
- Oversikt over hvilke krav i næringsmiddellovgivningen som gjelder for virksomheten
- Oversikt over hvordan virksomheten er organisert (ansvar og myndighet)
- Rutiner virksomheten følger for å sikre overholdelse av regelverkskravene (se eksempler)
- Rutiner for håndtering av avvik (må være skriftlig)
- Rutiner virksomheten følger for å hindre gjentagelse av avvik (må være skriftlig)
- Eventuelle registreringer som gjøres for å sikre at rutinene i 3) fører til at målet blir nådd
- Rutine for regelmessig gjennomgang av internkontrollen (må være skriftlig)
- Rutine som sikrer at kun aktuelle og gjeldende rutiner blir benyttet (må være skriftlig)
- Rutine for at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å overholde kravene
Last ned mal: Rutine for gjennomgang av internkontrollen (PDF)
Regelverk
Internkontrollforskriften for næringsmidler
§ 5. Internkontrollens innhold
Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktivitet, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å overholde krav i næringsmiddellovgivingen. Internkontrollen skal inneholde:
1. oversikt over de krav i næringsmiddellovgivingen som gjelder for virksomheten,
2. oversikt over hvordan virksomheten er organisert,
3. rutiner virksomheten følger, for å sikre overholdelse av næringsmiddellovgivingens krav. Ansvar og myndighet for utførelse skal fastlegges,
4. rutiner virksomheten følger dersom avvik oppstår og opplysninger om hvem som er ansvarlig,
5. rutiner virksomheten følger for å hindre gjentakelse av avvik og opplysninger om hvem som er ansvarlig,
6. registreringer virksomheten finner nødvendig å oppbevare og opplysning om hvor lenge de skal være tilgjengelig for tilsynsmyndigheten,
7. rutine for hvordan virksomheten systematisk og regelmessig gjennomgår sin internkontroll, for å kontrollere at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det system virksomheten har fastlagt, og om det medfører oppfyllelse av næringsmiddellovgivingen,
8. rutine for hvordan virksomheten sikrer seg at alle aktuelle og kun gjeldende rutiner blir benyttet, og
9. rutiner for hvordan virksomheten sikrer at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å overholde forskriftens krav.
Disse rutinene skal være skriftlige
Det er krav til at visse rutiner skal skrives ned. Ut over dette kan du selv velge hvor mye som bør være skriftlig.
Det avhenger blant annet av hvor stor bedriften er, hvor mange som jobber der og hvor omfattede mathåndtering dere har. Tenk praktisk når du lager dine rutiner.
I internkontrollforskriften er det krav om at disse rutinene er skriftlige:
- Rutiner for hvordan dere håndterer avvik og retter opp disse (§5.4)
- Rutiner for hvordan dere hindrer at avvik gjentar seg (§5.5)
- Rutiner for hvordan dere sjekker at det dere har skrevet og det dere gjør stemmer overens (internrevisjon) (§5.7)
- Rutiner for hvordan dere holder internkontrollen oppdatert (dokumentstyring) (§5.8)
Skriftlige rutiner kan også være nødvendig i andre situasjoner, spesielt når du ønsker lik forståelse og ensartet praksis for arbeidsoppgaver som det stilles krav til. Noen ganger kan det også være nødvendig å gjøre kontroller og føre skjema for å dokumentere at praksis skjer som avtalt.
Men det er opp til deg selv å avgjøre hvilke oppgaver som kan styres og kontrolleres gjennom et godt innarbeidet og felles arbeidsmønster, og hva som bør være gjenstand for skriftlighet for å dokumentere ensartet gjennomføring.
Regelverk
Internkontrollforskriften for næringsmidler
§ 4. Plikt til internkontroll - fjerde ledd
Skriftlig dokumentasjon etter denne forskriften skal minst omfatte § 5 nr. 4, 5, 7 og 8. Tilsynsmyndigheten kan gi pålegg om skriftlig dokumentasjon utover dette, dersom det anses påkrevet.
Håndtering av avvik
Feil og avvik skjer i alle bedrifter. Det som er viktig at dere oppdager det og klarer å gjøre noe med det.
På den måten kan dere lære av dem og klare å lage bedre rutiner. Mattilsynet krever at alle bedrifter har en skriftlig rutine for avviksbehandling.
Alle avvik skal registreres, slik at du har oversikt over hva som har skjedd tidligere.
Skriv ned
- hva som gikk galt
- hvorfor det skjedde
- hvordan du håndterte det
- hvordan du kan unngå at det skjer igjen
Last ned mal: Skjema for å registrere avvik (PDF)
Regelverk
Internkontrollforskriften for næringsmidler
§ 5.Internkontrollens innhold
Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktivitet, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å overholde krav i næringsmiddellovgivingen. Internkontrollen skal inneholde:
1. oversikt over de krav i næringsmiddellovgivingen som gjelder for virksomheten,
2. oversikt over hvordan virksomheten er organisert,
3. rutiner virksomheten følger, for å sikre overholdelse av næringsmiddellovgivingens krav. Ansvar og myndighet for utførelse skal fastlegges,
4. rutiner virksomheten følger dersom avvik oppstår og opplysninger om hvem som er ansvarlig,
5. rutiner virksomheten følger for å hindre gjentakelse av avvik og opplysninger om hvem som er ansvarlig,
6. registreringer virksomheten finner nødvendig å oppbevare og opplysning om hvor lenge de skal være tilgjengelig for tilsynsmyndigheten,
7. rutine for hvordan virksomheten systematisk og regelmessig gjennomgår sin internkontroll, for å kontrollere at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det system virksomheten har fastlagt, og om det medfører oppfyllelse av næringsmiddellovgivingen,
8. rutine for hvordan virksomheten sikrer seg at alle aktuelle og kun gjeldende rutiner blir benyttet, og
9. rutiner for hvordan virksomheten sikrer at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å overholde forskriftens krav.
Renhold og rutiner
Alle bedrifter må ha rutiner for hvordan lokalene holdes rene.
Ofte er det smart å skrive ned rutinene, slik at alle ansatte vet hva praksis er. I små bedrifter med 1-3 ansatte der alle er godt kjent med rutinene, må man ikke nødvendigvis ha en skriftlig renholdsplan. Det viktigste er at rutinene følges i praksis og at lokalet er rent.
Kontroll på kjøletemperatur
Det er viktig å ha kontroll på kjøletemperaturer, og det må måles ofte. De fleste bedrifter måler kjøletemperaturen hver dag.
Frysetemperaturer og temperaturer ved varemottak måles gjerne hver dag i større bedrifter, men mindre bedrifter kan måle sjeldnere. Noen målinger, slik som nedkjøling og varmholding, kan gjøres på stikkprøvebasis for å kontrollere at rutinene fungerer etter hensikten.
Maler du kan bruke for å registrere temperaturer:
Farevurdering og HACCP
Det er viktig at du kjenner produksjonen din og vet hvor det kan gå galt hos deg.
De farene som er aktuelle for et spisested vil ofte kunne styres gjennom gode arbeidsrutiner for eksempel rengjøring, desinfeksjon og skadedyrkontroll. Vanlige spisesteder har derfor ikke behov for å gjøre en full HACCP-vurdering.
En grundig farevurdering kan likevel være nødvendig hvis du serverer mat med større risiko. Det kan for eksempel være hvis du skal speke din egen mat eller servere medium-stekte hamburgere.
Les mer om når du må gjøre en full HACCP-vurdering
Regelverk
Næringsmiddelhygieneforskriften, forordning 852/2004 artikkel 5
1. Driftsansvarlige for næringsmiddelforetak skal innføre, gjennomføre og opprettholde én eller flere permanente framgangsmåter som er basert på HACCP-prinsippene.
2. HACCP-prinsippene nevnt i nr. 1, består av følgende:
a) identifisere alle farer som må forebygges, fjernes eller reduseres til et akseptabelt nivå,
b) identifisere de kritiske styringspunktene på det trinnet eller de trinnene der styring er viktig for å forebygge eller fjerne en fare eller for å redusere den til et akseptabelt nivå,
c) fastsette kritiske grenser for kritiske styringspunkter som skiller det som kan aksepteres, fra det som ikke kan aksepteres, for å forebygge, fjerne eller redusere identifiserte farer,
d) fastsette og gjennomføre effektive framgangsmåter for overvåking av kritiske styringspunkter,
e) fastsette korrigerende tiltak når overvåkningen viser at et kritisk styringspunkt ikke er under kontroll,
f) fastsette framgangsmåter som skal utføres regelmessig, for å verifisere at tiltakene som er skissert i bokstav a)-e), fungerer effektivt, og
g) innføre dokumenter og registrering som er tilpasset næringsmiddelforetakets art og størrelse, for å vise at tiltakene som er skissert i bokstav a)-f), anvendes effektivt.
Når det gjøres endringer i produktet, prosessen eller et av trinnene, skal driftsansvarlige for næringsmiddelforetak gjennomgå framgangsmåten på nytt og foreta nødvendige endringer i den.