Plikter for importør og første mottaker av næringsmidler

Registrering av importør

Alle som vil importere matvarer, må være registrert hos Mattilsynet.

Første mottaker må være kjent med sine plikter

Når varepartiet ankommer det virksomheten/lageret som er registrert som det første mottaksstedet i Norge, må det gjøres en fysisk kontroll av varene og dokumentene. 

Første mottaker er den første virksomhet eller person som etter import direkte mottar eller foretar en fullstendig oppdeling av et vareparti. Dette kan være speditør/tollagerholder, importør eller en annen virksomhet som mottar varene. Importøren må forsikre seg om at første mottaker er kjent med sine plikter og tar på seg oppgaven som første mottaker.

Sørg for at virksomheten som er første mottakssted er registrert

Meldeplikt for matvarer (utenfor EU/EØS)

Det er to ulike meldesystemer for dette:

• Varer som skal gjennomgå grensekontroll skal meldes i EUs meldesystem TRACES NT. Importkontrollforskriften gir unntak for noen typer frisk frukt og grønnsaker. Animalske matvarer og ikke-animalske risikoprodukter skal meldes i TRACES NT,
• Øvrige matvarer importert direkte fra land utenfor EU skal meldes i Mattilsynets skjematjeneste.

Hvis matvarene innføres fra EU er det ikke meldeplikt. 

Varepartiene skal meldes inn senest 24 timer før varens ankomst til første mottaker. Formålet med å varsle 24 timer på forhånd er at Mattilsynet skal kunne planlegge og eventuelt foreta kontroll av varepartiet. 

Les mer om meldesystemer: Hva skal meldes hvor?

Forhåndsvurdering

Som importør er du ansvarlig for at matvarene du importerer er trygge og at reglene som gjelder for dine varer og virksomhet er fulgt. Du må derfor ha rutiner som sikrer at matvarene er tillatt å omsette i Norge.

Forhåndsvurdering inngår i trinn 1 ved innføring av et HACCP-basert internkontrollsystem.

Eksempler på punkter som du må vurdere før du tar inn matvaren:

• Hvilke regler (forskrifter/lover) gjelder for min vare?
• Finnes det importrestriksjoner på varen?
• Er det krav om grensekontroll før varen tas inn på eget lager?
• Kreves det helsesertifikater eller analysesertifikater ved import?
• Er leverandøren pålitelig og tar de analyser for å kontrollere at kvaliteten er som avtalt?
• Er merkingen korrekt eller må det gjøres endringer? Merkingen skal være på norsk eller et språk som i stavemåte ligner norsk når varen selges til forbruker eller storhusholdning. Merkingens formål er å gi forbrukerne tilstrekkelig og korrekt informasjon. Den skal ikke villede forbrukerne. Les mer om merking av mat og om ernærings- og helsepåstander.
• Hvilke farer kan det være i forbindelse med import av denne matvaren? Eksempler: Sykdomsfremkallende mikroorganismer (f.eks. Salmonella, Escherichiae coli og Norovirus), ulovlige tilsetningsstoffer, rester av plantevernmidler, ulovlig innhold av genmodifiserte organismer (GMO), innhold av fremmedstoffer (f.eks. tungmetaller, mykotoksiner og legemiddelrester)
• Bør det utarbeides en plan for å ta ut prøver av varen? I så fall hva bør varen analyserer for, hvor ofte og når på året.
• Er det særskilt risiko knyttet til produksjons- eller opprinnelseslandet? Det kan for eksempel være andre dyrkingsbetingelser og produksjonsmetoder som kan gi økt risiko for tilstedeværelse av smittestoffer og fremmedstoffer. 

I tillegg til rutiner som beskriver hvordan du gjennomfører forhåndsvurdering av matvarene du tar inn, må du kunne dokumentere at den er gjennomført.

Se eksempel på skjema for bruk til forhåndsvurdering av vare (DOC)

Internkontroll og matimport

Både importører og første mottakere må innføre og utøve internkontroll.

Internkontroll er en samling muntlige og skriftlige rutiner i din virksomhet for å sikre at regelverket etterleves, og at maten du omsetter er trygg. For visse varer og land kreves det særskilt godkjenning fra EU for å kunne eksportere varene til EØS-området.

I tillegg må importøren sikre seg at leverandøren/eksportøren kjenner til aktuelt regelverk for de varer de skal eksportere/samhandle i EØS-området. Det kan derfor alltid være lurt å gjøre en forhåndsvurdering av leverandøren/eksportøren.

Se eksempel på skjema for bruk ved forhåndsvurdering av leverandør/eksportør (DOC)

Eksempler på dette kan for en importør være rutiner for forhåndsvurdering av varer og leverandører, renhold av lokaler, personlig hygiene og kontroll av kjøleromtemperaturer. 

Hensikten med internkontroll er: 

• Alle som jobber i virksomheten vet hva de skal gjøre.
• Det er lettere å oppdage og håndtere feil tidlig.
• Det er lettere å lære opp nyansatte.

Internkontrollen krever tydelig ledelse og gjør det lett synlig for egne medarbeidere og omgivelsene hvordan ansvar og arbeidsoppgaver organiseres og utføres for å oppfylle lovbestemte krav. 

Internkontroll kan bety at du enkelte ganger også bør gjøre kontroller og registreringer for å være sikker på at viktige funksjoner blir som ivaretatt. 

Mottakskontroll

Første mottaker skal føre register over importerte matvarer, og sjekke at hvert eneste vareparti er i samsvar med reglene før det omsettes videre.

Registeret skal inneholde

• avsenders navn og avsenderland
• varepartiets produksjonsland
• mengde varer
• varegrupper med angivelse av tolltariffnummer (8 siffer) i henhold til inndeling i norsk tolltariff
• dato for mottak

I tillegg til register over mottatte varepartier, må du som importør i samarbeid med første mottaker, utarbeide rutiner for en fysisk mottakskontroll. Som importør må du sikre at første mottaker er kjent med sine plikter, og det anbefales at det utarbeides en skriftlig avtale som beskriver disse oppgavene. 

Eksempel på punkter som kan være aktuelle å kontrollere:

• Er merkingen på norsk, eller må varene merkes om før omsetning til forbruker/storhusholdning?
• Er holdbarheten tilstrekkelig?
• Er temperaturkrav oppfylt?
• Er det behov for prøveuttak?
• Er medfølgende dokumentasjon er riktig (f.eks. faktura, sertifikater og transportdokumenter)?
• Sporbarhet: kan varen spores ett trinn frem (mottaker/kunde) og ett trinn tilbake (leverandør)?

Virksomheten er ansvarlig for å dokumentere at den fysiske mottakskontrollen er gjennomført ved hver eneste innførsel. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av sjekklister.