Årsaker til at avvikssystemet ikkje fungerer
Skal avvikssystemet fungere og få dei tilsette til å lære av eigne feil, er det avgjerande at kunnskap om feil og manglar kjem «på bordet».
Mange avvikssystem fungerer dårleg fordi mange feil ikkje blir meldt. Det kan vere fleire grunnar til dette og verksemdene bør hindre at ein slik ukultur undergrev avvikssystemet.
De bør vere tydelege på kva de ønskjer å få meldt i avvikssystemet og kva som eventuelt bør handterast på annan måte. Ein definisjon av avvik kan hjelpe. Skal det berre gjelde brot på regelverket, eller kan det vere noko å lære av nesten-uhell eller andre uønskte hendingar?
Dersom avvikssystemet er tungvint, kan det føre til at folk sluttar å melde inn avvika. Leiinga må sikre at dei tilsette forstår verdien av ei avviksmelding.
Ein annan viktig grunn til at feil ikkje blir meldt er at den som burde melde feilen inn i avviksystemet ikkje tør eller vil gjere det p.g.a. frykt for stempel som «syndebukk». Problemet er at feilen blei gjort, ikkje nødvendigvis kven som gjorde den! Lokale leiarar kan også vere eit hinder, dei vil ikkje ha slike "skamplettar" ved lokaliteten sin. Vi kan omtale dette som ein utrygg kultur som hindrar at feil blir meldt. Ei kvar seriøs verksemd bør arbeide aktivt med å sikre at arbeidstakarane er trygge nok til å melde inn alle aktuelle avvik. Det kan vere fornuftig å gi stimulerande tilbakemeldingar til dei tilsette som melder avvik. Det kan også vurderast om det kan brukast anonyme meldingar.
Skal verksemda få til eit godt avvikssystem, er det avgjerande at det blir bygd ein god kultur for dette. Dersom leiinga aldri etterlyser avvik eller ikkje følgjer opp avvik, vil verksemda mislukkast med å utvikle ein forbetringskultur. Tilsette som aldri får ei tilbakemelding etter å ha meldt inn avvik, vil fort slutte med dette. Dei vil naturleg resonnere at dette ikkje fungerer. Det er avgjerande at tilbakemelding blir gitt i rimeleg tid, både om at avviksmelding er mottatt og seinare kva som eventuelt blir gjort for å rette opp forholdet.